Der digitale Wandel stellt soziale Einrichtungen zunehmend vor große Herausforderungen: Fachkräftemangel, analoge Prozesse sowie steigende Anforderungen an Effizienz und Transparenz verlangen nach strukturierten, nachhaltigen Lösungen.
Ein zentrales Element ist dabei die eingesetzte Fachsoftware, die maßgeblich für die digitale Umsetzung der täglichen Aufgaben eingesetzt wird. Die Altenhilfe der Stadt Augsburg setzt dazu alle Module der Software Vivendi ein.
Um zu prüfen, ob die Anwendung in allen Prozessen vollumfänglich genutzt wird und wo weitere Potenziale bestehen, hat die Altenhilfe der Stadt Augsburg gemeinsam mit digatus.care eine Ist-Analyse mit dem „Vivendi.Kompass“ von digatus durchgeführt.
In drei modulbezogenen Workshops, mit Anwendern, Vertretern der IT und Führungskräften wurden aktuelle Prozesse auf ihren Optimierungsbedarf hin geprüft. Die digatus.care Berater fungieren dabei als fachliche Moderatoren, die mit ihrer Erfahrung vielen Themenbereichen strukturiert auf den Grund gingen.
Kunde: Altenhilfe der Stadt Augsburg
Als Betriebsträgergesellschaft ist die Altenhilfe das unternehmerische Dach von fünf städtischen Senioreneinrichtungen, eines ambulanten Pflegedienstes und einer beschützenden Tagespflege. Durch die Kombination von stationären, ambulanten und teilstationären Versorgungsangeboten kann die Altenhilfe als städtischer Eigenbetrieb pflege- und hilfsbedürftigen Mitbürgern ein breites Spektrum an Leistungen anbieten, die individuell auf die persönlichen Bedürfnisse abgestimmt sind. Mit rund einem Viertel der Pflegeangebote in Augsburg geben die Häuser rund 800 älteren Menschen die Sicherheit, im Alter gut versorgt zu sein.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Die Altenhilfe der Stadt Augsburg sieht sich mit mehreren strukturellen Herausforderungen konfrontiert: Der zunehmende Fachkräftemangel und dem damit verbundenen Anspruch, den mit viel Engagement gewonnenen Nachwuchskräften sowie dem langjährigen Personal die Arbeitsbelastungen zu reduzieren. Gleichzeitig erschwerten analoge, manuelle Prozesse und zahlreiche Schnittstellen die tägliche Arbeit und wirkten sich negativ auf Motivation und Zufriedenheit aus.
Um der langfristigen Roadmap für die Weiterentwicklung der Fachsoftware ein zukunftsweisendes Fundament zu geben, wurde mit dem Vivendi.Kompass eine übergreifende Bestandsanalyse durchgeführt. Ziel war es strukturelle Vorarbeiten zu identifizieren, die für geplante Systemerweiterungen (z.B. mobile Spracherfassung, Einsatz von KI) erforderlich sind. Zudem erwartete man neue fachliche Impulse, die zu effizienterer Nutzung der Module führen sollen. Diese Neuerungen sollen anschließend im System umgesetzt werden und mit einem umfassenden Schulungskonzept an die Anwender weitergegeben werden.
Lösung
Die zentralen Bestandteile des Vivendi.Kompass von digatus.care umfassten:
- Analyse der Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse
- Bestandsaufnahme im Bereich Personal- und Dienstplanung
- Ist-Analyse der bestehenden Pflegeplanung und Dokumentation
Die Ergebnisse wurden in einer separaten Präsentation aufbereitet und gemeinsam mit der Altenhilfe Augsburg bewertet und priorisiert. Auf dieser Basis wurde eine wesentliche Grundlage geschaffen, um weitere Aktivitäten zur Vertiefung des Nutzungsgrades der Anwendung auf den Weg zu bringen.
Erste konkrete Umsetzungen, wie eine Neustrukturierung des Maßnahmenkatalogs und die Konsolidierung von strukturellen Daten im System wurden auf dieser Basis bereits gestartet.
Andreas Ritter
Seine vieljährige Erfahrung als Produktmanager bei Softwareherstellern in der Branche setzt er im digatus.care Team als Senior Berater für Branchensoftware ein. Mit seiner Expertise im Bereich der Software für die Sozialwirtschaft optimiert er digitale Anwendungen für soziale Einrichtungen und sorgt für deren erfolgreiche Implementierung. Dazu beschäftigt er sich intensiv mit den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der sozialen Einrichtungen.
