Im Rahmen umfassender Digitalisierungsmaßnahmen in der Diözese Würzburg KdöR werden mit unserer Unterstützung unter anderem die 14 Einrichtungen der Erwachsenenbildung und des Tagungsbetriebs mit neuer Software ausgestattet. Die meisten Einrichtungen hatten bereits computer gestützte Systeme im Einsatz, welche einzelne Prozesse zu Veranstaltungs-Management, Statistik, Notenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Dokumenten-Management oder Content-Management unterstützten.
Ziel des Projekts war die Standardisierung der eingesetzten Software, sowie die Harmonisierung von Prozessen, die Konformität mit neuen rechtlichen und technischen Vorgaben und die weitgehende Reduktion manueller und papierbasierter Abläufe. Außerdem sollte das neue System in die bestehende Systemlandschaft des Bistums ein gebunden werden. Hierzu mussten unter anderem Schnittstellen zur zentralen Finanzbuchhaltung, dem Dokumenten- Management-System oder dem Content- Management-System geschaff en werden.
Kunde: Diözese Würzburg KdöR
Die römisch-katholische Diözese Würzburg KdöR im nördlichen Bayern umfasst 9 Dekanate auf einer Fläche von 8.532 km². In seiner territorialen Ausdehnung entspricht es weitgehend dem Regierungsbezirk Unterfranken. Mit seinen zahlreichen Einrichtungen und Diensten innerhalb der 612 Pfarreien, zählt das Bistum zu den großen regionalen Arbeitgebern.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Die Bildungs- und Tagungsbetriebe der Diözese Würzburg KdöR sind über die gesamte Fläche des Bistums verteilt. In den Einrichtungen wurden die Daten bislang lokal gesichert. Dies erhöhte die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten oder Redundanzen. Auch die Kollaboration wurde durch eine lokale Datenhaltung und individuelle Systemveränderung erschwert. Ein weiterer Grund für das Projekt war die Überalterung der Programmierung, weswegen einige Sicherheitslücken nicht mehr ausreichend geschlossen und neue Schnittstellen nicht adäquat umgesetzt werden konnten.
Im Rahmen des Projekts musste daher ein System ausgewählt werden, welches die beschriebenen Probleme behandelt, die Prozesse in den Einrichtungen harmonisiert und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Die Unterstützung durch digatus begann nach Abschluss des mehrstufigen Auswahlverfahrens.
Lösung
Zu Beginn erfolgte die Definition der Anforderungen an das neue System, klassischerweise mit dem Erstellen eines Lastenheftes. In diesem werden der IST-, der SOLL-Zustand und die Zuständigkeiten beschrieben. Anhand dessen wurden Systeme identifiziert, welche den Anforderungen aus dem Lastenheft gerecht werden.
Die Hersteller der identifizierten Systeme präsentierten anschließend ihre Lösungen und Angebote mittels eines Pflichtenheftes. Dieses beschreibt ausformuliert die Pflichten des Dienstleisters und eine Beschreibung notwendiger Arbeitsschritte, Mittel und Wege für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Des Weiteren wurde ein Konzept zur Implementierung der Software und Harmonisierung der Prozesse erarbeitet.
Eine besondere Ausgangslage des Projekts bestand in der dezentralen Struktur des Bistums und der heterogenen System- und Prozesslandschaft der Bildungs- und Tagungseinrichtungen. Der Schwerpunkt lag auf der Standardisierung der Systeme, auf einer zentral bereitgestellten privaten Cloud und auf der Harmonisierung der Prozesse.
Das Konzept sieht vor, dass die Datenspeicherung fortan nicht mehr auf lokalen Festplatten, sondern gebündelt im eigenen Rechenzentrum des Bistums erfolgt. Die Anwendungen stehen den Einrichtungen des Bistums auf der zentralen Plattform zur Verfügung und alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf die aktuelle Version und den aktuellen Datenstand auch im Fernzugriff des mobilen Arbeitens. Die Anforderungen an das System und die darin abzubildenden Prozesse wurden in Sondierungsgesprächen und Workshops zusammen mit den Einrichtungen und dem Dienstleister ermittelt.
Eine große Herausforderung war es, das Ziel der Prozessharmonisierung im Blick zu behalten und umzusetzen, denn dies erfordert die Akzeptanz der Anwender.
Es wurde deshalb im gesamten Projektverlauf großer Wert auf Changemanagement gelegt. Die Sorgen und Ängste der betroffenen Mitarbeitenden wurden durch offene Kommunikation und eine transparente Herangehensweise mitigiert oder gar gänzlich beseitigt. Weitere Akzeptanz wurde durch die Betreuung und Schulung der Mitarbeitenden geschaffen.
Kundennutzen
Durch eine sorgfältige Projektvorbereitung – Zieldefinition, Leistungsbeschreibung, Ressourcenplanung, Changemanagement – und ein angemessenes Risikomanagement wurde dazu beigetragen das Projekt zielgerichtet zu koordinieren und zu steuern. Die Verringerung von Reaktionszeiten und eine höhere Anwenderzufriedenheit wurden mit Lösungen, wie bspw. einheitliche Vorlagen, zentrale Konfiguration und standardisierten Prozessen, ermöglicht.
Die Implementierung ermöglicht die, durch die Nutzung der Cloud, effiziente, flexible und standortübergreifende Zusammenarbeit. Der Zugriffsschutz durch die zentrale Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen sorgt für eine zuverlässige Sicherung sensibler Daten. Die zentrale und regelmäßige Datensicherung im bistumseigenen Rechenzentrum verhindert unter anderem Datenverluste.
Die Integration des Systems in die bestehende Systemlandschaft des Bistums ermöglicht eine Effizienzsteigerung in den beteiligten Abteilungen, wie bspw. der Finanzbuchhaltung. Dazu wurde eine Schnittstelle konzeptioniert und implementiert, welche das System an die Finanzbuchhaltung sowie an das Dokumenten Management-System des Bistums anbindet. Auch wurden abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse analysiert und verbessert. So konnten Medienbrüche vermieden und Datenflüsse automatisiert werden.
