Steigende Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit machen auch vor gemeinnützigen Organisationen nicht Halt. Für den AWO Bundesverband in Berlin war klar: Eine systematische Analyse der IT-Strukturen ist essenziell, um die Relevanz und Wirtschaftlichkeit bestehender IT-Kosten valide beurteilen zu können. Genau hier setzte unser gemeinsames Projekt an: Mit einem strukturierten IT-Check-up wurde die Basis für zukunftsorientierte Entscheidungen geschaffen.

Kunde: AWO Bundesverband e. V., Berlin

Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) gehört zu den sechs Spitzenverbänden der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland. Der Bundesverband mit Sitz in Berlin nimmt zentrale Steuerungs-, Koordinierungs- und Repräsentationsaufgaben wahr. Als Dachorganisation agiert der Verband auf nationaler Ebene und ist dabei mit einer Vielzahl von Trägern, Einrichtungen und Projekten vernetzt.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Dem Vorstand des AWO Bundesverbandes fehlte ein belastbarer Überblick über die vorhandenen IT-Handlungsfelder und die damit verknüpften Ausgaben. Es bestand Unsicherheit darüber, ob und in welchem Umfang die bestehenden IT-Kosten gerechtfertigt, effektiv eingesetzt oder optimierbar sind. Ziel war es, eine klare Entscheidungsgrundlage zu schaffen, um IT-Ausgaben im Kontext ihres tatsächlichen Nutzens besser bewerten zu können. Die Herausforderung: ein komplexes, historisch gewachsenes IT-Umfeld mit vielen Beteiligten und einer heterogenen Systemlandschaft.

Lösung

Mit unserem IT-Check-up lieferten wir einen strukturierten, praxisorientierten Ansatz: In Interviews mit den verantwortlichen IT- und Fachbereichsleitungen wurden rund 100 Fragen zu zehn zentralen IT-Handlungsfeldern beantwortet – darunter Infrastruktur, Prozesse, Anwendungen, Internet & Cloud sowie strategische Ausrichtung.

Neben dem aktuellen Ist-Zustand wurden auch Zielbilder und Wunschvorstellungen erfasst. Auf dieser Basis ermittelten wir pro Handlungsfeld den Digitalisierungsgrad (Skala 0 bis 5) sowie das GAP zwischen aktuellem Stand und gewünschtem Zielniveau. Die Ergebnisse wurden im Rahmen einer Abschlusspräsentation sowie in einem ausführlichen Bericht aufbereitet – inklusive klarer, priorisierter Handlungsempfehlungen für jedes IT-Handlungsfeld.

„Der digatus IT-Check-up war für uns eine sehr gute Möglichkeit der Positionsbestimmung in Bezug auf die Digitalisierungsreife des AWO Bundesverbandes. Die Ergebnisse zeigen uns klar auf, wo der größte Handlungsbedarf liegt, was wir zum Anlass genommen haben, den nächsten Schritt der Umsetzung mit der digatus.care zu gehen.“

Dr. Marvin Deversi

Co-Vorstand des AWO Bundesverbandes

Kundennutzen

Mit dem Ergebnis des IT-Check-up verfügt der AWO Bundesverband nun über eine fundierte Entscheidungsgrundlage zur Bewertung und Steuerung seiner IT-Kosten.

  • Klarheit über Strukturen & Potenziale: Alle relevanten Handlungsfelder wurden analysiert, Schwachstellen identifiziert und Entwicklungspotenziale sichtbar gemacht.
  • Transparente Bewertung von IT-Ausgaben: Der Zusammenhang zwischen IT-Leistung und Kosten ist nachvollziehbar geworden – das schafft Sicherheit in Budgetdiskussionen.
  • Strategischer Fahrplan: Der Verband erhielt einen praxisnahen Maßnahmenkatalog mit klarer Priorisierung – als Basis für die schrittweise Weiterentwicklung seiner IT-Landschaft.
  • Optimierungspotenzial identifiziert: Erste Einsparpotenziale wurden erkannt, die mittelfristig zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion beitragen können.

So wurde aus einem unübersichtlichen Kostenblock eine strategisch steuerbare Ressource – mit klarer Perspektive für die Zukunft.

Volker Höfer

Er ist Principal bei digatus und verfügt über langjährige Erfahrung im Bereich Projektmanagement. Diese Expertise hat er sowohl in Konzernstrukturen als auch in kirchlichen und sozialen Einrichtungen aufgebaut. In seiner Rolle als Leiter IT, Stabsstellenleiter und Projektleiter kennt er beide Seiten der Stakeholderperspektive und beherrscht es, die „jeweilige Sprache“ zu sprechen. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen in den Bereichen IT-Infrastruktur, Dokumentenmanagementsysteme sowie Identity & Access Management (IAM).