Die Anforderungen an Fachsoftware in der Sozialwirtschaft steigen von Jahr zu Jahr. Ob Prozessautomatisierungen, der Anschluss an die Telematik Infrastruktur oder nicht zuletzt die Nutzung von KI in ausgewählten Funktionsbereichen. Die Hersteller investieren viel in ihre Lösungen, um bei dieser Dynamik Schritt zu halten. Dies bietet den Einrichtungen zwar eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten, allerdings erschwert es ihnen dafür die Auswahl eines geeigneten Systems. Welchen typischen Herausforderungen und Stolpersteinen Einrichtungen im Auswahlprozess begegnen, wird nachfolgend an einem praxisnahen Beispiel verdeutlicht.
Die Ausgangssituation – wir benötigen eine neue Fachsoftware
Der Fachbereich meldet zunehmend Unzufriedenheit mit dem aktuellen System. Daraufhin wird die IT-Abteilung beauftragt eine bessere Lösung zu finden. Aber was ist „besser“ und ist die IT-Abteilung überhaupt der richtige Ort für diese Entscheidungen? Die Breite und Tiefe der aktuellen Fachsoftwaresysteme ist mittlerweile so ausgeprägt, dass es nicht mehr nur um ein Tool zur Bewohnerabrechnung, einen Dienstplan oder eine reine Dokumentationssoftware geht. Die Möglichkeiten der Systemintegration sind deutlich angestiegen. Damit werden auch zunehmend fachübergreifende Use Cases abgebildet. Eine isolierte Betrachtung greift also zu kurz. Der Auswahlprozess ist somit eine strategische Aufgabe, die einen gesamtheitlichen Blick erfordert.
Bevor nun eine umfangreiche Marktanalyse gestartet wird, sollten noch einige Aspekte geklärt werden, denn die ist nur dann erfolgreich, wenn man weiß, was man anstrebt. Eine integrierte Gesamtlösung oder doch besser Einzellösungen, die funktional den Anforderungen gerechter werden? Erfolgt das Hosting im Haus oder sucht man sich einen Partner, der für die technische Infrastruktur verantwortlich ist? Sollen die Lizenzen gekauft werden, oder ist ein anderes Lizenzierungsmodell, z.B. Software as a Service (SaaS) gewünscht? Erst wenn diese Grundfragen geklärt sind, kann der eigentliche Auswahlprozess gestartet werden.
Abb.: Vergleich zwischen einem integrierten System und dem Best of Breed Ansatz
Die Softwareauswahl – welche Fachsoftware passt zu unseren Anforderungen?
Dieser Prozess umfasst in aller Regel eine Leistungsbeschreibung, ein Pflichtenheft, also eine Auflistung von Eigenschaften, die von der Software erwartet werden. Idealerweise werden die Anforderungen mit einer Gewichtung versehen, um Muss-Kriterien von Kann-Kriterien abzugrenzen. In der Praxis werden am Ende oft alle Anforderungen als unabdingbar gekennzeichnet. Das ist nicht zielführend. Besser ist es, man verteilt eine definierte Maximalpunktzahl auf die Anforderungen. Das ergibt eine valide Gewichtung und schärft auch den eigenen Blick auf das Wesentliche.
Dieses Leistungsverzeichnis wird den Anbietern nun mit Bitte um Rücksendung und Angebotsabgabe übergeben. Für die nachfolgenden Präsentationen sollte man sich gut vorbereiten. Ansonsten gewinnt der beste Rhetoriker, nicht aber das passende System. Konkrete fachliche und technische Fragen sollten bereit liegen, um an der richtigen Stelle dem Präsentator eine Aufgabe zu geben. Beispielsweise könnte man einen Fall skizzieren, der schnell abbildbar ist. “Welche Lösungen bietet Ihr System für diesen Fall? Bitte konkret vorstellen”. Zudem sollten einige Antworten aus dem Leistungsverzeichnis einem Realitätscheck unterzogen werden. Ansonsten ist der Eintrag „vollständig abbildbar“ wertlos.
Die Einführung – Anpassung und Integration der gewählten Fachsoftware
Ist die reine Auswahl erfolgt, so beginnt der Weg der Einführung. Auch dafür sollte im Vorfeld mit dem Hersteller der Wahl geklärt sein, welche Dienstleistungen zu erwarten sind. Wird man bei Prozessänderungen unterstützt? Wer übernimmt das Projektmanagement im Einführungsprozess? Kann man das intern leisten oder gibt es dafür ein Angebot des Herstellers? Erfolgt auch ein Changemanagement, also eine Begleitung der Anwender, die vom Wechsel der Systeme am meisten betroffen sind?
Mit jeder Neueinführung hat man an Ende ein zusätzliches System in der Landschaft. Daher sollte man nicht vergessen, den Bestand an Tools und Anwendungen regelmäßig einem Check Up zu unterziehen. Welche Lösung bildet welche Funktionen und Prozesse ab? Was gibt es doppelt? Auf was kann ggfs. verzichtet werden, um Kosten zu sparen und um die Komplexität zu reduzieren?
Der Auswahlprozess einer neuen Fachsoftware ist also eine strategische Aufgabe, an der viele Beteiligte im Unternehmen mitwirken müssen. Einerseits um das Ergebnis zu verbessern, aber auch um die Akzeptanz zu gewährleisten. Gerne unterstützen wir Sie dabei die Potenziale Ihrer Fachsoftware vollständig auszuschöpfen! Vereinbaren Sie hier einfach einen Termin mit uns für eine persönliche Fachsoftware-Beratung.
