Optimierung der Konferenzraum-Ausstattung bei der MÜNCHENSTIFT

Vor der COVID-19-Pandemie fanden Besprechungen bei der MÜNCHENSTIFT überwiegend in Präsenz an einem zentralen Ort in München statt, was trotz der räumlichen Nähe der Standorte häufig zu langen Anfahrtswegen und organisatorischem Aufwand führte. Gleichzeitig nahm die Akzeptanz von Online-Konferenzen, nicht nur während, sondern auch nach der Pandemiephase, stetig zu. Um diese Entwicklung konsequent zu nutzen, entschied sich die MÜNCHENSTIFT, gemeinsam mit digatus.care ein einheitliches, zukunftsfähiges Konferenzraumkonzept zu realisieren. Dieses umfasst die Installation einer modernen Infrastruktur sowie die gezielte Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Ergebnis ist eine deutlich effizientere und flexiblere Kommunikation zwischen den Standorten, unabhängig von äußeren Einflüssen wie Verkehr oder Wetter.

Die MÜNCHENSTIFT GmbH ist ein führender Anbieter von Pflegedienstleistungen und Seniorenwohnungen in München. Mit rund 2.100 Mitarbeitenden und 3.000 Bewohnenden, betreibt das Unternehmen 14 Häuser in der bayerischen Landeshauptstadt. Die MÜNCHENSTIFT deckt ein breites Spektrum an Pflegedienstleistungen ab, von Pflege und Tagespflege, über ambulanter Pflegedienst, bis zu Wohnen im Alter. Besonders hervorzuheben ist das Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit, kulturelle Vielfalt und die LGBTIQ*-Community.

Vor der COVID-19-Pandemie verfügte die MÜNCHENSTIFT nahezu über keine geeignete technische Ausstattung zur Durchführung von Videokonferenzen. Mit Beginn der Pandemie wurden kurzfristig einfache Kameras und Laptops beschafft, um die Kommunikation zwischen den Standorten zumindest grundlegend zu ermöglichen. Obwohl diese provisorische Lösung bereits eine spürbare Verbesserung brachte, erwies sich die eingesetzte Technik als unzureichend für den professionellen Einsatz in größeren Besprechungsräumen mit mehreren Präsenzteilnehmerinnen und -teilnehmern. Genau diese Form der Zusammenarbeit galt es jedoch nachhaltig auszubauen und technisch zukunftsfähig zu gestalten.

Die erste Herausforderung bestand in dem durch Corona verursachten Technik-Lieferengpass, der zu erheblichen Zeitverzögerungen führte. Zudem musste die technische Infrastruktur für eine sinnvolle Realisierung ausgebaut bzw. aktualisiert werden. Da die während der Pandemie beschaffte Hardware nur als Übergangslösung dienen konnte, entschied man sich bei der Konzeption für den Aufbau eines einheitlichen Systems, was aufgrund der Voraussetzungen ebenfalls ein zeitliches Risiko darstellte.

Um die neue Technik überhaupt effektiv und vollumfänglich nutzen zu können, waren darüber hinaus auch bauliche Maßnahmen erforderlich, beispielsweise im Bezug auf tragende Wände und die Möglichkeit einer Deckenmontage. Auch die Akustik erfüllte anfangs nicht überall die Voraussetzungen und musste entsprechend angepasst werden. Die grundlegende Herausforderung dabei waren nicht allein die Kosten, sondern auch die durch den Denkmalschutz gegebenen Einschränkungen.

Eine zusätzliche Anforderung bestand darin, die Räume auch für andere Aktivitäten nutzbar zu machen, wie zum Beispiel als Andachtsraum, Kino oder Sportraum. Eine feste Installation war daher kontraproduktiv, weshalb eine flexible Lösung konzipiert werden musste. Da Technik für dauerhaften Auf- und Abbau nicht geeignet ist und schneller funktionsunfähig wird, benötigte man ein System, das sowohl einen flexiblen Raum als auch geringe Umbaunotwendigkeit ermöglichte.

Das Projekt zur Optimierung der Konferenzraumlösungen verfolgte einen systematischen Ansatz, der mit einer umfassenden Ist-Analyse der vorhandenen Räumlichkeiten in allen Häusern begann. Neben der technischen Ausstattung wurden auch bauliche Gegebenheiten detailliert erfasst und die Anforderungen verschiedener Stakeholder – von der Geschäftsführung bis zur technischen Abteilung – sorgfältig evaluiert. Um die gesetzlichen Compliance-Vorgaben als öffentliche Einrichtung einzuhalten und mögliche Verzögerungen zu vermeiden, unterstützte digatus zudem im komplexen Ausschreibungsprozess.

Nach intensiver Marktrecherche fiel die Wahl auf ein innovatives Produkt des Herstellers Yealink: Ein multifunktionaler Fernseher mit integrierten Funktionen wie Mikrofon, Touchscreen und Kamera, der sich flexibel mobil und wandmontiert einsetzen lässt. Die Pilotierung in zwei Referenzräumen ermöglichte eine detaillierte Funktions- und Nutzbarkeitsanalyse.

Die Projektumsetzung erfolgte schrittweise und beinhaltete die Entwicklung eines Betriebskonzepts, Kostenermittlung, professionelle Systemausschreibung und sorgfältige Bewertung der Lieferantenangebote. Die Implementierung wurde durch umfassende Nutzerschulungen und die Integration eines Raumbuchungssystems begleitet.

Ein Cloud-basiertes Systemcontrolling gewährleistet die kontinuierliche Überwachung, zeitnahe Updates und proaktive Fehlerbehebung. Das Gesamtprojekt repräsentiert einen ganzheitlichen Ansatz zur Modernisierung der Konferenzinfrastruktur, der technische Innovation, Nutzerbedürfnisse und wirtschaftliche Effizienz gleichermaßen in den Fokus stellt.

Die neue Konferenzraumlösung bietet einen signifikanten Mehrwert für die MÜNCHENSTIFT durch die Unterstützung von Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen mit hochwertiger, benutzerfreundlicher Technologie. Die Lösung ermöglicht eine schnellere und regelmäßigere Mitarbeiterkommunikation. Darüber hinaus überzeugt sie durch ihre einfache Bedienung und hohe Flexibilität, insbesondere durch variable Konstruktionsmöglichkeiten und die Splitscreen-Funktionalität.

Die Kompatibilität mit gängigen Videokonferenzplattformen wie Teams, Zoom und WebEx erweitert die Kommunikationsmöglichkeiten erheblich und ermöglicht den Kontakt zu allen nötigen Stakeholdern. Die neue Konferenzraumlösung ermöglicht nun problemlos große Besprechungen mit mehreren Präsenzteilnehmern und bietet darüber hinaus die Flexibilität, Veranstaltungen mittels modernster Multimediatechnik professionell zu übertragen und zu dokumentieren.

Das integrierte Touchsystem mit Whiteboardfunktionalität ersetzt traditionelle Papierlösungen und unterstreicht die Zukunftsfähigkeit. Durch Einheitlichkeit, Performance und hohe Benutzerfreundlichkeit steigert die Lösung nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch zur Mitarbeiterzufriedenheit und guter Nutzung bei.