Heimvertrag auf Knopfdruck – Automatisierung der Dokumentenerstellung bei den Vinzentinerinnen Köln

Vertragsmanagement und Vertragserstellung sind wichtige Geschäftsfunktionen, die jedoch oft zeitaufwändig werden können und viele manuelle Prozesse nach sich ziehen. Ob durch Veränderung des Pflegegrads, einer Belegung im Einzel- oder im Doppelzimmer oder einer Anpassung der Gebühren, viele Parameter haben direkte Auswirkung auf den Heimvertrag. Der Änderungsbedarf ist entsprechend hoch und stets mit viel Arbeit verbunden. Vor dieser Herausforderung standen auch die Vinzentinerinnen in Köln, die mit etwa 1.000 Mitarbeitenden die Betreuten in sieben stationären Pflegeheimen versorgen.

Die Vinzentinerinnen Köln sind eine traditionsreiche Ordensgemeinschaft, die sich seit Jahrhunderten der Pflege und Unterstützung von Menschen in Not widmet. Die Gemeinschaft betreibt zahlreiche Einrichtungen in Köln und Umgebung und engagieren sich in den Bereichen vollstationäre Alteneinrichtung, Behinderteneinrichtung, Kindergarten, Kinderheim, Kindertagesstätte, Projekt für wohnungslose Frauen, Seelsorge in Alteneinrichtung, Tagesheimgruppe, heilpädagogische Tagesgruppe und Tagespflege. Die Vinzentinerinnen bieten umfassende Unterstützung und Begleitung für Menschen in verschiedenen Lebenslagen. Ihr Ziel ist es, durch professionelle Pflege und menschliche Zuwendung die Lebensqualität der ihnen anvertrauten Personen zu verbessern.

Die Heimverträge, sowie weitere bewohnerbezogene Dokumente werden über die ERP-Software Vivendi von Connext verwaltet und in der Dateiablage abgelegt. Die Erstellung der Verträge erfolgte bislang jedoch außerhalb der Softwarelösung. Das zieht viele manuelle Eingriffe nach sich, um die variablen Inhalte im Dokument zu aktualisieren. Neben dem wiederkehrenden Arbeitsaufwand bedeutet das auch eine Fehlerquelle, insbesondere wenn beim Inhalt der Dokumente die Komplexität steigt.

Um das zu optimieren, wurde digatus.care beauftragt die Möglichkeit einer Automatisierung der Dokumentenerstellung zu untersuchen und auch praktisch umzusetzen.

Die Automatisierung von Dokumenten hat besonders bei standardisierten Vorlagen, wie Verträgen großes Potenzial. Vorlagen ermöglichen es, Verträge effizient zu erstellen, indem wiederkehrende Elemente und Strukturvorgaben bereits vorhanden sind. Mithilfe von Platzhaltern und variablen Textfeldern können Informationen wie Namen, Adressen und Vertragsdaten automatisch eingefügt werden. Aktuell wurde das bei der Neuerstellung oder der Aktualisierung von Verträgen mit Textverarbeitungslösungen manuell umgesetzt und lediglich das fertige Dokument in die Bewohnerakte in der Heimverwaltungssoftware abgelegt. Für jeden Vertrag eine zeitraubende Arbeit.

Die technische Möglichkeit einer Automatisierung lag mit Vivendi bereits vor. Aber vor der technischen Optimierung ist die Analyse der Vorlagen eine wichtige Vorarbeit, die digatus.care zusammen mit dem Projektteam der Vinzentinerinnen vorgenommen hat. Als erstes wurden die verschiedenen Varianten der Heimverträge analysiert und soweit möglich standardisiert.

Anschließend erfolgte die Verknüpfung der zu füllenden Felder mit Daten aus der Vivendi Datenbank. Die Tools dazu liefert die Software, das Know-how brachte das digatus.care mit und gab es im Workshop an das Team der Vinzentinerinnen weiter.

Nach Aufruf eines Heimvertrags werden nun die Datenfelder mit den gewünschten Inhalten aus Vivendi befüllt. Dabei werden auch Fallunterscheidungen berücksichtigt, so dass auch komplexe Datenzusteuerungen einfach möglich sind.

So liegt das Dokument in wenigen Sekunden vor, wird dann in den vorgesehenen Ordner der Bewohnerakte verschoben und sofern gewünscht auch gleich an den oder die Empfänger verschickt werden.

Die initiale Analyse und Standardisierung der Heimverträge konnten bereits im ersten Schritt die Anzahl der Dokumentvorlagen deutlich reduzieren. Durch das automatische Ausfüllen der verknüpften Datenfelder liegt das fertige Dokument dann in wenigen Sekunden vor, wird in den vorgesehenen Ordner der Bewohnerakte verschoben und sofern gewünscht auch gleich an den oder die Empfänger verschickt. Diese erhebliche Zeitersparnis schafft wichtige Kapazitäten beim Fachpersonal.

In Summe spart die Automatisierung nicht nur eine Menge Zeit, sondern die Mitarbeitenden nutzen eben auch die aktuellen Daten im System. So ist sichergestellt, dass die Qualität und das Format der Dokumente unternehmensweit einheitlich sind und Rückläufer bei Fehlern minimiert werden.