Etablierung eines Projektbüros bei der MÜNCHENSTIFT

Vor dem Hintergrund zunehmender Komplexität und zahlreicher paralleler Vorhaben hat sich die MÜNCHENSTIFT dazu entschieden, ein zentrales, standortübergreifendes Projektbüro aufzubauen und zu etablieren. Ziel war es, durch einheitliche Projektprozesse und standardisierte Vorgehensweisen den Projektmanagement-Reifegrad spürbar zu erhöhen.

Dadurch wurden nicht nur Leitplanken für die Qualitätserhöhung bei der Projektdurchführung gesetzt, sondern auch die Transparenz über laufende Vorhaben in der MÜNCHENSTIFT deutlich erhöht. Die geschaffenen Strukturen bilden heute die Grundlage für eine verlässlichere Planung, Priorisierung und Steuerung von Projekten in einem dynamischen Umfeld.

Die MÜNCHENSTIFT GmbH ist ein führender Anbieter von Pflegedienstleistungen und Seniorenwohnungen in München. Mit rund 2.100 Mitarbeitenden und 3.000 Bewohnenden, betreibt das Unternehmen 14 Häuser in der bayerischen Landeshauptstadt. Die MÜNCHENSTIFT deckt ein breites Spektrum an Pflegedienstleistungen ab, von Pflege und Tagespflege, über ambulanter Pflegedienst, bis zu Wohnen im Alter. Besonders hervorzuheben ist das Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit, kulturelle Vielfalt und die LGBTIQ*-Community.

Die MÜNCHENSTIFT lebt den Wert „Mut“ als Grundlage für Innovation und Fortschritt. Mitarbeitende werden gezielt ermutigt, neue Ideen zu entwickeln, unkonventionelle Wege zu gehen und auch Vorhaben anzustoßen, für die es noch keine Vorbilder gibt. Diese gelebte Offenheit hat in den vergangenen Jahren zu einer hohen Dynamik und Vielzahl an Projektinitiierungen geführt.

Mit dem Wachstum der Projektlandschaft stieg jedoch auch die Komplexität: Projekte wurden dezentral gestartet, ohne abgestimmte Standards oder einheitliche Prozesse. Ein strukturierter Überblick über alle laufenden Vorhaben fehlte – ebenso wie ein definierter Freigabeprozess oder transparente Entscheidungskriterien für Priorisierungen. Erste Maßnahmen zur Erfassung des Projektportfolios mündeten Anfang 2024 in der Konsolidierung dreier Excel-Listen. Diese sollten als Grundlage für übergeordnete Entscheidungen dienen, konnten aufgrund fehlender Standards und unvollständiger Datenqualität aber nur eingeschränkt genutzt werden.

Zudem führte die mangelnde Transparenz über Projektstatus und Verantwortlichkeiten zunehmend zu Frustration bei Projektbeteiligten und Führungskräften – neue Projektideen fanden weniger Unterstützung, obwohl der Wunsch nach Veränderung grundsätzlich vorhanden war.

Positiv hervorzuheben ist: Im Rahmen des Programms „DigiCare“ hatte die IT-Abteilung bereits erfolgreich ein Projektbüro mit hohem methodischem Reifegrad etabliert. Ziel war es nun, diesen professionellen Standard auf alle Projekte im Unternehmen auszuweiten – unabhängig von der Steuerung durch die IT – und gleichzeitig eine tragfähige Struktur für ein zentrales Projektportfoliomanagement zu schaffen.

Kurzum: Neben der kreativen Projektkultur bestand ein klarer Bedarf nach Struktur, Übersicht und einheitlichem Handwerkszeug, um den strategischen Anspruch an professionelles Projektmanagement nachhaltig zu erfüllen.

1. Schaffung von Transparenz über alle laufenden und geplanten Projekte

• Konsolidierung bestehender Excel-Listen in ein zentrales Projektregister
• Aufbau einer konsistenten Projektübersicht inkl. Ansprechpersonen, Status, Zeitrahmen und Inhalten
• Erstellung einer visualisierten Roadmap zur Darstellung aktueller und geplanter Projekte

2. Aufbau & Etablierung eines standortübergreifenden Projektbüros

• Klärung der Aufgaben und Rollen des zukünftigen Zentralen Projektbüros
• Integration des Projektbüros in die Gesamtstruktur der MÜNCHENSTIFT
• Erstellung einer zentralen SharePoint-Seite zur Bereitstellung relevanter Informationen und Templates
• Planung und Umsetzung begleitender Kommunikationsmaßnahmen zur Steigerung der Sichtbarkeit und Akzeptanz

3. Einführung eines standardisierten Projektportfoliomanagements (PPM)

• Entwicklung eines einheitlichen Vorgehensmodells mit klar definierten Projektphasen
• Einführung standardisierter Templates und Dokumente (z. B. Projektskizze, Statusbericht, Risikoregister, Wirtschaftlichkeitsberechnung)
• Definition von Projektgrößen, Projektstatus und Abgrenzungskriterien
• Einführung einer einheitlichen Projekt-ID
• Etablierung eines Projektkomitees inkl. Rollenklarheit
• Begleitende Unterstützung der Projektleitungen bei der Anwendung der neuen Strukturen
• Durchführung punktueller Training Begleitungen der Projektleitungen zur Erstellung der PM-Dokumentation

Durch die geschaffenen Strukturen konnte MÜNCHENSTIFT einen deutlichen Reifezuwachs im Bereich Projektmanagement verzeichnen. Der Nutzen zeigt sich auf mehreren Ebenen:

• Erhöhte Transparenz: Alle Projekte der Hauptverwaltung, der Häuser sowie der Bereiche IT und BauFM sind nun zentral erfasst und steuerbar – ein wichtiger Schritt zur Vermeidung von Doppelarbeit und Ressourcenengpässen.
• Höhere Qualität & Vergleichbarkeit: Einheitliche Prozesse und Templates ermöglichen eine konsistente Umsetzung und Bewertung von Projekten – unabhängig vom Fachbereich.
• Verlässliche Priorisierung: Durch die Einführung einer abgestimmten Bewertungsmethodik ist eine transparente, nachvollziehbare Entscheidung über Projektstarts möglich.
• Zeitersparnis und Effizienz: Projektverantwortliche greifen auf vorkonzipierte Dokumente, Vorlagen und Checklisten zurück, was den Aufwand in der Vorbereitung deutlich reduziert.
• Stärkung der Projektkultur: Das neu geschaffene Projektkomitee fördert eine bereichsübergreifende Abstimmung und sorgt für strukturierte Entscheidungswege.
• Basis für strategische Steuerung: Die einheitliche Projektübersicht ermöglicht eine aktive Portfolio-Steuerung auf Leitungsebene – ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.