Erfolgreiche Schuldigitalisierung beim Komplexträger „Die Zieglerschen“

Zwischen Juni 2022 und September 2023 wurde von digatus die IT-seitige Leitung des Projekts „Schuldigitalisierung – Lernen und Lehren mit digitalen Medien“ begleitet. Ausgesteuert wurden die Digitalisierungsherausforderungen der sonderpädagogischen Bildungs- und Beratungszentren. Es wurden – unter anderem – die Einführung einer Software zur digitalen Stunden- und Vertretungsplanerstellung und Elternkommunikation koordiniert, die Zentralisierung des VPN-Zugangs zum Kultusministerium (KISS) begleitet und die Konsolidierung der im Einsatz befindlichen Unterrichts-Apps vorgenommen sowie Kooperation und Kommunikation zwischen der IT-Abteilung und den Fachbereichen weiter intensiviert. Im Fokus standen u.a. eine Erarbeitung einheitlicher Bedarfsmeldungsprozesse für Soft- und Hardware, die Intensivierung der Kommunikation zwischen dem Fachbereich “Schule” und der Unternehmens-IT, einer Erarbeitung von Migrationskonzepten, einer Umsetzung digitaler Zeugnissoftwares und der Zentralisierung des KISS-Zugangs.

Die Zieglerschen sind ein Sozialunternehmen unter dem Verbandsdach der Diakonie mit Hauptsitz in Oberschwaben. Christliche Wurzeln und Werte, sowie eine 175-jährige Geschichte prägen das Leitbild. Als Komplexträger bieten Die Zieglerschen Angebote in Seniorenzentren, Schulen mit angeschlossenen Internatsbereichen, Beratungsstellen, Werkstätten und Suchtkliniken für über 8000 KundInnen an diversen Standorten in Baden-Württemberg mit einem Jahresumsatz von rund 200 Mio. Euro.

Um die Schuldigitalisierung strukturiert voranzubringen, wurde das Projekt „Schuldigitalisierung – Lernen und Lehren mit digitalen Medien“ ins Leben gerufen. Für uns war es zunächst einmal essenziell, ein Verständnis für die Bedarfe der Schulen zu schaffen, die sich natürlich erheblich von allgemeinen Schulen unterscheiden. Eine Zusammenarbeit und Planung vorab sowie Besuche on-site waren hierbei ein ausschlaggebender Punkt. Uns wurde schnell klar, dass ein Einblick in die verschiedenen Fachbereiche und die IT dringend notwendig ist, um die nötige Transparenz für einen engen Austausch zu schaffen.

Erste Konzeptgrundlagen für die Migration parallel betriebener Schulnetzwerke wurden erarbeitet. Eine besondere Herausforderung stellten und stellen im Projekt die vielzähligen Standorte mit ihren individuellen Kulturen und Anforderungen dar. Insgesamt neun Schulstandorte wurden im Projekt betreut. Diese unterschieden sich dabei bereits dahingehend, dass einige Standorte lediglich die Grundstufe umfassten und andere auch die Sekundarstufe anboten. Auch wurden in den neun Schulen teils Menschen mit unterschiedlichen Hürden beschult. Begleitet wurden im Projekt so sieben Hör-Sprachzentren, mit Schwerpunkt auf SchülerInnen mit Schwierigkeiten im Verstehen und Sprechen, eine Schule der Jugendhilfe, mit Schwerpunkt auf Jugendliche aus schwierigen familiären Verhältnissen, eine Schule für Menschen mit geistigen Beeinträchtigungen, insbesondere mit Schwerpunkt auf SchülerInnen mit Autismus-Spektrums-Störungen.
Die heterogenen Bedarfe und Anforderungen an die IT-Systeme der drei unterschiedlichen Fachbereiche mit den organisatorischen Rahmenbedingungen der zentralen IT-Abteilung in Einklang zu bringen, war in diesem Projekt die Königsdisziplin.

Für das Projekt sollten die vorliegenden Strukturen und Austauschformate genutzt werden. Eine Anforderungsermittlung der Schulstandorte an die Soft- und Hardwarelandschaft wurde durchgeführt, um die Bedarfe mit den bereitgestellten IT-Services abzugleichen. Diese Grundherausforderung kann allerdings nur in einem immer wiederkehrenden Prozess gemeistert werden. Das notwendige Mittel hierfür ist neben konkreten Konzepten und Planung: Kommunikation – offen, auf Augenhöhe und transparent.

Neben der Kenntnis über das klassische IT-Servicemanagement und IT-Prozesse wurde im Projekt deutlich, dass vor allem auch die Kenntnisse über die Prozesse in den Fachbereichen in weiten Teilen noch unbekannt waren und die Ausarbeitung befriedigender IT-Lösungen erschwerten. Die Lehrkräfte, die je Standort als „Schuladmins“ fungieren, sprechen zum Teil die Sprache der IT-Abteilung nicht in der Tiefe, wie es für die bedarfsgerechte Umsetzung notwendig ist. Hier wurde zwischen den Schuladmins und der IT vermittelt, es wurden Kommunikationsstrukturen implementiert und sich für die Ausarbeitung beidseitig wünschenswerter Vorgehensweisen eingesetzt. Spielräume für Individualität im Standardisierungsbedarf für eine managebare IT-Umsetzung werden ausgelotet, diskutiert, beschlossen und umgesetzt.

Im Rahmen von ganztägigen Hospitationen an den Schulstandorten fand ein SOLL-IST-Abgleich der IT-Bedarfsdeckung der Fachbereiche statt. Die Endnutzerzufriedenheit stieg insbesondere deshalb an, da durch die bedarfsgerechte Transparenz alle Fachbereiche auf Augenhöhe eingebunden werden konnten und insgesamt eine starke Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen ihnen und der Unternehmens-IT stattfinden konnte. So ist ein effizientes, problemlösungsbasiertes Zusammenarbeiten im Alltag fest etabliert. Des Weiteren kann unser Kunde sich nun über eine Standardisierung des Hardware- und Softwarebeschaffungsprozesses in Abstimmung mit den involvierten Stakeholdern aus IT und den Fachbereichen freuen. Ein weiterer Pluspunkt unseres Projekts besteht in der Zentralisierung und Remote-Bereitstellung der an vielen Schulstandorten individuell vorhandenen Kommunikationsinfrastruktur mit den Schulen des Landes Baden-Württemberg (KISS).