Täglich entstehen in der Sozialwirtschaft und anderen Branchen zahlreiche Dokumente mit wichtigen Informationen, erstellt mit verschiedensten Tools wie MS Word, Excel oder fachspezifischen Anwendungen und in unterschiedlichen Formaten wie PDFs und Scans. Diese Dokumente strukturiert, einheitlich, zentral und leicht auffindbar abzulegen ist für viele Einrichtungen eine große Herausforderung. Geeignete digitale Lösungen wie ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) können helfen, Fachprozesse und Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und so den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Warum ist ein DMS sinnvoll für soziale Einrichtungen?
Die Einsatzmöglichkeiten für ein Dokumentenmanagementsystem sind zahlreich und vor allem im Umgang mit sensiblen Daten bieten sich Einrichtungen viele Vorteile. So kann ein DMS beispielsweise zur elektronischen Archivierung von wichtigen Dokumenten, zur Verwaltung digitaler Personalakten oder zur Führung digitaler Patienten-/Bewohnerakten eingesetzt werden.
Ein gut implementiertes Dokumentenmanagementsystem hilft Einrichtungen dabei rechtliche und interne Vorgaben zu erfüllen (Compliance-Anforderungen) und steigert zusätzlich die Effizienz und Produktivität, indem es langwierige Suchen nach Informationen vermeidet und die Reaktionszeiten erhöht. Zudem ermöglicht es die standortübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten und minimiert die Fehleranfälligkeit durch die Vermeidung von Problemen bei Versionierung oder doppelter Erfassung. Darüber hinaus trägt es außerdem zur Nachhaltigkeit und Kostenersparnis bei, indem es den Verbrauch von Papier, Druckerpatronen, Tonerkartuschen und Druckern sowie den Bedarf an Archivkapazitäten reduziert.
Wie läuft die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem ab?
Mit unserem erfahrenen und interdisziplinären Team begleiten wir unsere Kunden je nach Bedarf entlang des gesamten Implementierungsprozesses, von der Definition der Anforderungen, über die Auswahl der geeigneten Lösung, bis hin zur Implementierung und Schulung der Anwender, begleitet von Change Management Maßnahmen. Dabei bieten wir herstellerunabhängige Beratung, unterstützen bei einer möglicherweise notwendigen Ausschreibung und bieten professionelles Projektmanagement bei der Auswahl, Implementierung und Umsetzung.
1. Definition der Anforderungen
Wichtig für nachhaltige Ergebnisse ist eine systematische Projektplanung und Umsetzung. Zuerst müssen die Gegebenheiten (IST-Zustand) erfasst und ausgewertet werden. Hierzu werden alle beteiligten Fachbereiche (z.B. HR, Buchhaltung, Bau, usw.) einbezogen und mittels Interviews zu den Dokumenten und Prozessen befragt. Dies geschieht wertungsfrei mit einem unbelasteten „Blick von außen“. Gemeinsam mit der verantwortlichen Projektgruppe wird anschließend eine Marktanalyse durchgeführt.
2. Auswahl der optimalen Lösung
Gepaart mit unseren umfangreichen Erfahrungswerten, den Ergebnissen der Marktanalyse und dem ermittelten IST-Zustand wird ein umfangreicher, gewichteter Kriterienkatalog entwickelt. Dieser bildet Ihre konkreten Anforderungen ab und schafft die Basis für eine bedarfsgerechte Ausschreibung oder Angebotseinholung mit anschließender Beschaffung. Somit ist sichergestellt, dass die zukünftige DMS-Lösung Ihren Anforderungen und Prozessen entspricht und Sie bestmöglich unterstützt.
3. Implementierung der gewählten Lösung
Die Implementierung und Einführung selbst erfolgt in kleinen und gut geplanten Schritten. Schon während der Auswahl- und Beschaffungsphase muss ein Product- und Process-Owner benannt werden, der auch über die Implementierungsphase hinaus sowohl für die funktionale als auch die prozessuale Weiterentwicklung verantwortlich ist.
Während der Pilotphase wird ein Fachbereich als Pilot ausgewählt, der über einen großen Bedarf verfügt und dadurch einen möglichst großen Effekt erzeugt, in dem klare und damit gut digitalisierbare Prozesse vorliegen und der bestenfalls über IT-affine Mitarbeitende verfügt. Bereits jetzt werden sogenannte Key-User aus allen Fachbereichen definiert, welche die Pilotphase begleiten und somit in die Arbeitsweise eingearbeitet werden und die neue DMS-Lösung kennenlernen. Nach erfolgreichem Abschluss des Piloten wird die Lösung in die weiteren Fachbereiche sukzessive ausgerollt.
Bei einem derartig zentralen und umfassenden Arbeitswerkzeug ist es während der Implementierung wichtig, alle Anwender und Vorgesetzte in angemessener Form mitzunehmen und regelmäßig zu informieren. Dies bedarf einer Kommunikationsstrategie, welche sich den Instrumenten des Change Managements bedient. Die Kombination aus bedarfsgerechter Auswahl, Integration wichtiger Stakeholder mittels angewandten Change-Managements und Wissen über Prozesse und Nöte in den Fachbereichen ist eine sehr gute Grundlage für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems.
4. Schulung der Anwender
Ein wichtiger Punkt für Akzeptanz und effektive Nutzung ist, die zukünftigen Nutzer des Systems anwendergerecht zu schulen. Dies erfolgt mehrstufig.
Zum einen werden die Key-User, wie bereits genannt, schon während der Implementierungsphase mit einbezogen und lernen das neue DMS über einen langen Zeitraum sowohl prozessual als auch funktional von Grund auf kennen. Dies ist ein wichtiger Baustein für den späteren Betrieb, da die Key-User die zukünftige Schnittstelle zwischen den Anwendern und der IT darstellen. Das heißt sie sind erster Ansprechpartner in den Fachbereichen und kanalisieren spätere Anfragen und Anpassungswünsche der Anwender an die IT.
Zum anderen müssen die Anwender des Dokumentenmanagementsystems umfassend in der Nutzung der Software, aber auch in den Prozessen der Anwendung geschult werden. Ziel muss es sein, das Verständnis bei den Anwendern zu erreichen, dass zukünftiges Arbeiten und Handeln sich an den Funktionen und Prozessen des DMS ausrichten muss.
Zu guter Letzt, müssen die fachlichen Betreuer des DMS (IT) umfassend in der Administration und Konfiguration des Systems geschult werden.
5. Nachbetreuung und Optimierung
Nach der erfolgreichen Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung des Systems erforderlich. Dieser Prozess umfasst unter anderem die folgenden Aufgaben:
Auch in dieser Phase bieten wir eine bedarfsgerechte Unterstützung, die sich auf den jeweiligen Umfang reduziert, bis interne Verantwortliche (Product-Owner) in der Lage sind, diese Aufgaben eigenständig zu übernehmen.
Auch in dieser Phase bieten wir eine bedarfsgerechte Unterstützung, die sich auf den jeweiligen Umfang reduziert, bis interne Verantwortliche (Product-Owner) in der Lage sind, diese Aufgaben eigenständig zu übernehmen.
