Die fortschreitende Digitalisierung macht auch vor der Kirchen- und Wohlfahrtsbranche nicht halt und stellt neue Ansprüche an die Arbeitsweise der Mitarbeiter im Bistum Würzburg. Die Anforderungen an Sicherheitsstandards und an eine moderne und effiziente Art der Zusammenarbeit mit Kollegen an dezentralen Standorten, auch ohne festen Computer-Arbeitsplatz, steigen. Dadurch entstehende Herausforderungen betreffen auch die klassischen Berufe innerhalb der Kirche und schaffen neue Kompetenzfelder in der IT. Diese geänderten Voraussetzungen und Ansprüche bedingen ein allgemeines Umdenken in der Branche und eine strategische Neuausrichtung der IT-Systeme.

Kunde: Bistum Würzburg

Das römisch-katholische Bistum Würzburg im nördlichen Bayern umfasst 20 Dekanate auf einer Fläche von 8.532 km². Mit seinen zahlreichen Einrichtungen und Diensten innerhalb der 612 Pfarreien, zählt das Bistum zu den großen regionalen Arbeitgebern. Diese großflächige räumliche Verteilung sowie die große Anzahl unterschiedlicher Standorte, sorgen für höchst dezentrale Strukturen und erfordern eine übergreifende und flexible Zusammenarbeit.

Zur Stärkung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den zahlreichen Pfarrgemeinden und anderen Einrichtungen in der Region, ist eine moderne und effiziente IT-Infrastruktur unabdingbar.

Der Rollout erstreckte sich über das gesamte Gebiet der Diözese Würzburg mit ihren 421 Pfarrbüros

Ausgangssituation und Herausforderungen

Das Bistum Würzburg umfasst viele einzelne Pfarreiengemeinschaften und Pfarrbüros. Dort wurden die Daten bislang lokal auf den jeweiligen PCs oder im Netzwerk vor Ort gespeichert. Dies erschwerte den Kommunikationsfluss zwischen den Standorten und führte zu Mehraufwand durch den Datenaustausch per E-Mail. Eine über die Jahre gewachsene Anzahl an verschiedenen, lokal verwalteten und installierten Software Produkten, stellte die IT-Abteilung vor kaum zu bewältigende Serviceaufwände. Ein weiterer wichtiger Grund für die Initiierung des Projekts war der auslaufende Herstellersupport für Windows XP und dadurch eventuell nicht mehr geschützte Sicherheitslücken. Die nötige Datensicherheit für personenbezogene Daten zu gewährleisten, war dadurch nicht mehr den zukünftigen Anforderungen entsprechend möglich.

Im Rahmen des Projekts EDV2020 wurde deshalb eine IT-Strategie entwickelt und umgesetzt, die neue Wege der Zusammenarbeit eröffnet.

Lösung

Zunächst erfolgte bistumsintern die Definition des Konzepts „EDV2020“ und die Planung des zeitlichen Ablaufs. Es wurde begonnen, den Rollout mit eigenem Personal durchzuführen. Nach den ersten 20 selbst durchgeführten Migrationen in die EDV2020-Landschaft stellte sich heraus, dass dies mit eigenen Mitteln nicht in einem überschaubaren Zeitraum zu realisieren war. Für die Beschleunigung, Optimierung und das Streamlining des Rollout-Prozesses sowie die Durchführung der restlichen Migration wurde digatus als Spezialist für Projektmanagement und Migrations-Szenarien hinzugezogen.

Eine besondere Herausforderung des Projekts EDV2020 bestand in der dezentralen Struktur des Bistums und der großen Anzahl an Einrichtungen, welche innerhalb eines geringen Zeitraums migriert werden sollten. Der Schwerpunkt war die Standardisierung der IT-Arbeitsplätze auf einer zentral bereitgestellten privaten Cloud. Das Konzept sieht vor, dass die Datenspeicherung fortan nicht mehr auf lokalen Festplatten, sondern gebündelt im eigenen Rechenzentrum des Bistums erfolgt. Alle erforderlichen Anwendungen stehen den Einrichtungen des Bistums auf der zentralen Plattform zur Verfügung und jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die aktuellste Version. An den Standorten wurden nahezu alle Clients getauscht und bevorzugt Thin-Clients verwendet, „schlanke“ Terminals mit denen man auf die allgemeine Arbeitsumgebung zugreifen kann.

Der Erfolg eines derartigen Projekts ist außerdem stark abhängig von der Akzeptanz der Anwender. Es wurde deshalb im gesamten Projektverlauf großen Wert darauf gelegt, die Sorgen und Ängste der betroffenen Mitarbeiter durch offene Kommunikation und eine transparente Herangehensweise zu beseitigen. Weitere Akzeptanz wurde durch die Betreuung und eine Schulung der Mitarbeiter für die neue Plattform geschaffen.

„Mit dem Abschluss des Projekts EDV2020 gehen wir den entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft unserer Pfarreiengemeinschaften. Dank der kompetenten Unterstützung durch digatus gelang ein schneller und erfolgreicher Projektabschluss. Durch die Zentralisierung unserer IT bieten sich uns neue Möglichkeiten der effizienten und zeitgemäßen Zusammenarbeit.“

Michael Seufert

Leiter Bereich IT

Kundennutzen

Die Umstellung auf EDV2020 ermöglicht durch die Nutzung der Cloud insbesondere die effiziente, flexible und standortübergreifende Zusammenarbeit innerhalb des Bistums Würzburg. Der Zugriffsschutz durch die zentrale Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen sorgt für eine zuverlässige Sicherung sensibler Daten. Die zentrale und regelmäßige Datensicherung im bistumseigenen Rechenzentrum verhindert unter anderem Datenverluste. Der Austausch der Clients und die vorwiegende Nutzung von Thin-Clients reduzierte den Serviceaufwand enorm und schloss die kritische Sicherheitslücke „Windows XP“, die durch den auslaufenden Hersteller-Support immer anfälliger für Schadsoftware wird. Künftige Betriebssystemupdates und die Softwareverteilung werden durch die Zentralisierung und Vereinheitlichung maßgeblich vereinfacht. Schnelle und zentral durchgeführte Sicherheits-Patches erhöhen die Sicherheit im gesamten Netzwerk.

Durch die Optimierung des Rollout Prozesses und die Hinzunahme von externen Ressourcen, die ebenso durch digatus koordiniert wurden, konnte die Anzahl der migrierten Arbeitsplätze pro Woche um den Faktor 10 erhöht werden.

Mit der Migration der letzten Pfarreigemeinschaft im Juni 2017 wurde das Projektziel erreicht und die Umsetzung von EDV2020 abgeschlossen. Insgesamt gelang es 180 Pfarreiengemeinschaften und 421 Pfarrbüros erfolgreich und zeitnah zu migrieren.